Zo stelt u een perfect personeelsdossier op

doorKoos Willems

Zo stelt u een perfect personeelsdossier op

Ontdek het belang van een personeelsdossier

Heeft u uw personeel niet ondergebracht bij een payrollbureau? Dan is het aan u, uw boekhouder of een medewerker in de personeelsadministratie perfecte personeelsdossiers op te stellen. Een personeelsdossier bestaat uit de volgende drie onderdelen:

1. Het individuele personeelsdossier
2. Het salarisdossier
3. Het collectief personeelsdossier

Maar welke informatie moet er nou precies opgeslagen worden in die verschillende onderdelen? Waarom is het belangrijk over al deze (soms erg persoonlijke) informatie te beschikken? Lees het in dit blog en ontdek de voordelen van payrolling en of het verstandig is over te stappen op payroll.

Waarom is een personeelsdossier belangrijk?

Het beschikken over correcte personeelsdossier is niet voor niets wettelijk verplicht. Zo is het voor zowel uw eigen organisatie, uw personeelsleden als de Belastingdienst duidelijk wat er met wie is afgesproken. Wil een medewerker ontslag nemen? Wordt iemand plotseling ontslagen? Of functioneert iemand niet naar behoren? Dan kan een helder personeelsdossier inzicht geven in de rechten en plichten van de werknemer en de werkgever.

Sla deze informatie op in het individuele personeelsdossier

De naam zegt het al: in het individuele personeelsdossier slaat u alle persoonlijke gegevens van een werknemer op. Denk aan de naam, het adres, de geboortedatum en het CV. Ook wordt de arbeidsovereenkomst opgenomen in dit deel. Hierin staat de complete rechtspositie vastgelegd. Van de arbeidstijden tot de pensioenvoorziening. Ook het functioneren van de medewerker wordt in dit deel vastgelegd.

Voeg deze informatie toe aan het salaris- en collectief dossier

In het salarisdossier is opgenomen wat het loon is van de betreffende werknemer, inclusief toeslagen, onkostenvergoedingen, bonusregelingen en eventuele uitkeringen en subsidies. Ook de correspondentie met de Belastingdienst aangaande deze werknemer wordt opgenomen in dit onderdeel. Zo is eenvoudig terug te vinden wat er precies is afgesproken over het salaris. Het enige dat nog overblijft voor het collectief personeelsdossier zijn ziekmeldingen en verlofregistraties. Zo is direct duidelijk wanneer welke medewerker wel en niet werkt.

Besteed personeelsdossiers uit aan een payrollbureau

Voelt u er niets voor bovenstaande zaken steeds zelf bij te moeten in een personeelsdossier? Ga dan op zoek naar een payrollbedrijf dat dit voor u kan doen. Zij stellen niet alleen personeelsdossiers voor uw werknemers op en passen deze tijdig en correct aan, zij verzorgen ook meteen de gehele salarisadministratie. U hoeft zich dus ook niet meer bezig te houden met de loonbetalingen. Die verzorgt het payrollbedrijf namelijk, als juridisch werkgever over uw personeel! Heeft u interesse in payroll? Laat die personeelsdossiers dan voortaan verzorgen door een bewezen payrollbedrijf!